Zakelijk etentje aftrekbaar bij de belastingdienst?

Voorkom verkeerde aftrek BTW van zakelijk eten

Op het internet merken we veel vragen van (startende) ondernemers over het verwerken van zakelijk eten in hun boekhoudprogramma. Ze gaan zakelijk lunchen, boeken netjes hun bonnetjes onder de rubriek ‘Eten en drinken’ en vragen vaak ten onrechte de volledige BTW terug. Vervolgens worden ze aan het eind van het jaar door de boekhouder of accountant op de vingers getikt.

Verkeerd BTW inboeken heeft financiële gevolgen

De accountant of boekhouder corrigeert de boel en een onverwachte financiële tegenvaller is het resultaat. Wilt u geen financiele tegenvaller? Lees dan dit artikel, wij zochten precies voor je uit hoe het werkt met aftrek en BTW op zakenlunches en hoe u dit het beste kan verwerken in uw administratie.

Wanneer is iets een zakelijk etentje?

Iets is ‘zakelijk’ als het gaat om de belangen van uw onderneming. Zakelijke kosten zijn dus de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben als ondernemer. Bij het beslissen of iets een ‘zakelijke lunch’ is of niet is het dus belangrijk dat het aannemelijk gemaakt kan worden dat de lunch in het belang was van de onderneming.

Als u bijvoorbeeld gaat lunchen met een zakenpartner, een (potentiële) klant of een leverancier dan is dit vaak duidelijk ‘zakelijk’. Voor de boekhoudkundige verantwoording van een zakenlunch is de locatie waar u luncht ook belangrijk; u mag, afhankelijk van de locatie, namelijk niet alle BTW terugvorderen van de Belastingdienst.

Mag u de BTW van een zakelijk etentje aftrekken bij de Belastingdienst?

Normaliter mag je de BTW over zakelijke inkopen terugvorderen als voorbelasting. In het geval van zakenlunches (Eten & drinken) is de regelgeving iets ingewikkelder.

Er zijn twee situaties:

Lunch op kantoor
Haal je de lunch in een horecagelegenheid en nuttig je deze lunch op kantoor, dan mag je de BTW wel terugvorderen van de Belastingdienst.

Lunch buiten kantoor
Lunch en nuttig je in een horecagelegenheid of laat je een cateraar de lunch verzorgen in een speciaal daarvoor ingerichte ruimte dan mag je de BTW niet terugvorderen van de Belastingdienst.

Aftrek
Mag je de kosten van een zakenlunch (volledig) ten laste van de winst boeken?

In de regel is het zo dat je alle kosten die je bedrijfsmatig maakt, volledig mag aftrekken van de winst. Ondernemers doen dit natuurlijk graag, immers hoe meer kosten hoe lager je winst waardoor je uiteindelijk minder belasting hoeft te betalen.

Een zakelijk etentje (Eten en drinken) valt onder de post ‘representatie-kosten’ waar ook het gebruik van genotsmiddelen, het bezoek aan congressen, seminars, en studiereizen onder vallen.

Voor zakelijke etentjes gelden dus andere regels dan voor ‘gewone’ bedrijfskosten. De kosten van een zakelijk etentje mogen wel worden opgevoerd als bedrijfsmatige kosten, maar niet volledig.

Er zijn twee mogelijkheden om deze bedrijfskosten ten laste van de winst op te voeren:

Drempelbedrag maar daarna volledige aftrek
Tot de drempel van € 4.500,- zijn kosten voor lunches niet aftrekbaar. Haal je deze drempel wel dan mag je over het meerdere 100% van de kosten ten laste van de winst opvoeren. Deze variant is voor de doornsee ZZP’er NIET aantrekkelijk, de drempel is simpelweg te hoog...
Geen drempelbedrag maar beperkte aftrek
De meest gebruikte variant is om te kiezen voor gedeeltelijk aftrek ten laste van je winst. Bij deze variant mag je 80% opvoeren als kosten en ten laste van de winst laten gaan. Het restant (20%) is dan voor eigen rekening.
Ieder jaar mag je opnieuw kiezen voor welke methode je wilt toepassen. De meeste ZZP’ers halen het bedrag waarbij optie 1 voordelig is never nooit. Om die reden is voor hen optie 2: ‘Geen drempelbedrag maar beperkte aftrek’ het meest aantrekkelijk.

Hoe verwerkt u zakelijk eten nu gemakkelijk in de boekhouding?

Omdat voor de ZZP’er de optie van ‘Geen drempelbedrag maar beperkte aftrek’ het meest aantrekkelijk is zien we in de praktijk vaak dat de ZZP’er geneigd is om bij iedere zakenlunch/transactie een correctieboeking te maken van 20%. Dit is een erg bewerkelijke methode, je moet immers per transactie een correctie maken.

Indien je alle representatie-kosten, waaronder mede begrepen ‘Eten & drinken’ op één rubriek/grootboekrekening boekt kun je het beste aan het einde van het jaar één keer een correctieboeking maken voor het totale bedrag, dat scheelt je een hoop tijd!

Een zakelijk etentje met een klant is voor een groot deel aftrekbaar bij de belastingdienst. Even een beknopte uitleg inzake de btw en de winst.

Voor de BTW

Eten en drinken bij een restaurant - BTW niet aftrekbaar
Eten en drinken gekocht bij de supermarkt - BTW aftrekbaar.

Voor de winst

Kun je de BTW niet aftrekken dan mag je deze als kosten opvoeren. Alle kosten inzake voedsel, drank en genotsmiddelen (3.15-la) vallen onder de beperkt aftrekbare kosten. Dit wil zeggen: als het aan te merken is als kosten. Wanneer er geen zakelijk aspect is zijn dit gewoon priveuitgaven. Enkele voorbeelden:
Eten & drinken met een klant = representatie (voor 73,5% aftrekbaar)
Eten onderweg voor het werk = reis en verblijfkosten (voor 73,5% aftrekbaar)
Eten bij overwerk (voor 73,5% aftrekbaar)
Regulier eten & drinken tijdens werktijd (= prive = niet aftrekbaar)

Check bij de belastingdienst een compleet overzicht.